Gebruik deze project briefing template!

Agencies die samenwerken met freelancers om een website te laten bouwen doen er goed aan om een uitgebreide project briefing te voorzien. De briefing is namelijk een essentiële stap die het verdere verloop van het ontwikkelingsproces zal bepalen.

In een project briefing beschrijf je het project in al zijn facetten en geef je duidelijk aan wat je verwacht van de freelancer.

Een aantal voordelen van een duidelijke briefing:

• Je kan een duidelijk beeld schetsen van de scope en de complexiteit van het project.
• Je kan de freelancer alle noodzakelijke inzichten, informatie en achtergrond meegeven over het project.
• Je kan mogelijke problemen, onduidelijkheden en potentiële struikelblokken vroeg in het proces detecteren.
• De freelancer wordt duidelijker geïnformeerd over wat er van hem of haar verwacht wordt.
• Je kan ervoor zorgen dat de freelance alle essentiële informatie heeft om de wensen en verwachtingen van de klant te begrijpen.

Bij dit artikel hoort een template én een voorbeeld briefing van een bestaand project. Download nu de template + voorbeeldbriefing en gebruik deze om uw freelance web designers beter te briefen.

Hoe ziet de ideale project briefing er uit?

Een briefing is een uitgebreid document met een aantal essentiële onderdelen.

1. Korte beschrijving van het project

Omschrijf het project in het kort. Gaat het om een bestaande website die herwerkt moet worden, of gaat het om een compleet nieuwe website? Gaat het om de ontwikkeling van een bepaalde functionaliteit?

2. Profiel van de klant

Beschrijf het bedrijf waarvoor de website ontwikkeld wordt. Op die manier krijgt de freelancer een beter beeld van het soort website dat hij of zij moet bouwen.

• Wat is de bedrijfsnaam, merknaam en slagzin?
• Wat doet het bedrijf, en in welke sector zijn ze actief?
• Wat is de unique selling proposition van het bedrijf, en waarin willen ze zich onderscheiden van concurrenten?
• Zijn ze reeds aanwezig op het internet? Geef sociale media links mee.

3. Doelpubliek

In dit onderdeel kan je het doelpubliek omschrijven. Wie wil de klant bereiken met de website? Is het een B2B of B2C website? Is de website voor een bepaald land of een specifieke leeftijdsgroep?

4. Doelstellingen

Een website is een manier om een bepaalde doelstelling te verwezenlijken. Sommige websites hebben als doel om mensen in een fysieke winkel te krijgen, terwijl er op andere websites online wordt verkocht via een webwinkel.

Een aantal voorbeelden van doelstellingen:

• De klant wil leads genereren via een contactformulier op de website.
• De klant wil leads genereren door de implementatie van een content marketing strategie (een blog).
• De klant wil gevonden worden via Google, om zo meer bezoekers naar zijn of haar winkel te leiden.
• De klant wil zijn of haar winkel uitbreiden met een online webshop.
• De klant wil online informatie aanbieden over hun dienstverlening.

Door duidelijk te maken wat de klant wil bereiken met de website, kan de freelancer betere beslissingen nemen. Zo zou een designer de Call-To-Action prominenter in beeld kunnen plaatsen wanneer het doel is om leads te genereren via dat formulier.

5. Ontwerp en inspiratie

Sommige agencies voorzien hun freelance ontwikkelaar van een uitgebreid design, terwijl anderen slechts een A4'tje doorsturen met een schets van de homepage. In de briefing kan je best duidelijke afspraken maken over wat er wordt aangeleverd, en wie er verantwoordelijk is voor het ontwerpen van de website.

Indien je verwacht dat een freelancer ook het ontwerp van de website voor zijn of haar rekening neemt, geef dan zeker ook een beschrijving mee van wat de klant mooi of gepast vindt. Bijvoorbeeld modern, tijdloos, vernieuwend, kleurrijk, out-of-the-box, minimalistisch, enzovoorts.

Het is ook altijd nuttig om een lijstje op te stellen met voorbeelden van websites die een klant mooi vindt. Het kan daarbij gaan om websites uit de eigen sector (concurrenten) of websites van totaal andere bedrijven.

Indien de klant beschikt over een huisstijl, dan is dit zeker ook iets wat bij de briefing moet worden toegevoegd.

6. Structuur

Idealiter teken je een volledige sitemap uit, een blauwdruk van de website. Maak een lijst van de verschillende pagina's en hoe deze zich hiërarchisch tot elkaar verhouden. Bepaal welke pagina's in de menu's moeten komen.

Als jij of de klant een duidelijk beeld hebben van hoe bepaalde pagina's er moeten uitzien, dan doe je er ook goed aan om dit mee te geven.

7. Deadlines & budget

Weten wat de klant bereid is te betalen voor zijn of haar website en wanneer deze klaar moet zijn, is essentiële informatie voor de freelancer.

Wanneer je geen duidelijk budget omschrijft, kan dit leiden tot frustraties of wantrouwen tijdens de samenwerking. Daarom werken sommige B2B web design services met vaste projectprijzen om er zeker van te zijn dat beide partijen op de hoogte zijn van de kostprijs van een project.

Het is ook aangewezen om een duidelijke planning op te stellen. Stel realistische deadlines op die ruimte laten voor onverwachte problemen of wijzigingen. Het is ook een goed idee om feedbackmomenten en andere mijlpalen in te plannen. Op die manier kan je de voortgang van het project beter monitoren.

Project briefing template + voorbeelden

Een goede voorbereiding zal het succes van uw project bepalen. Bij web projecten is dat niet anders. Door het opstellen van een grondige en duidelijke briefing zal uw freelancer sneller en efficiënter aan de slag kunnen met uw project.

Ga aan de slag met onze handige template en ontvang bovendien een aantal voorbeelden van goede briefings. Ontdek aan de hand van een voorbeeldbriefing hoe andere bedrijven hun briefings opstellen.