Gastblog Katrijn Everaerd: 3 waardevolle inzichten om prioriteiten te stellen in je agency workflow.

Katrijn Everaerd is dit jaar gestart met een project management service voor creatieve professionals. Met haar gedrevenheid en focus op resultaat, ondersteunt ze freelancers en agencies in het stroomlijnen van projecten.
Hoe kan je (meer) constructief omgaan met hoge verwachtingen van je klanten als tegenover jezelf? Katrijn geeft een fris perspectief omtrent de waarde van tijd en hoe je zaken zelf in handen kan nemen.

Geen (priori)tijd: Wanneer je alles tussendoor squeezed

Ik zit in de eerste fase van de ontwikkeling van mijn bedrijf. Nog niet veel klanten. Ik heb tijd om mijn eigen service te finetunen en mijn pioniers te verwennen ☺️. En ook tijd om te luisteren. Dat heb ik zowel in 2019 gedaan in het uitschrijven van mijn businessplan, als tijdens het experimenteren van coaching- en planningsmethodieken. Nu mijn service officieel en happening is, neem ik in deze opstartfase de tijd om mijn netwerk uit te breiden. Zo heb ik in maart en april gratis online boost calls gegeven om creatives te helpen in de C*times (ik kan het woord niet meer horen 😉). 16 talks, niet slecht voor een startende service zonder netwerk (tjaka).

Dit is wat ik wil bijdragen. Betrokken zijn in het creatief proces, anderen motiveren. Tijdens one to one gesprekken zit ik (virtueel) samen met fotografen, grafische, web, product designers, copywriters, audio engineers, illustratoren,... Ik luister naar wat hun obstakels zijn en hoe we ze op een pragmatische manier kunnen aanpakken. Dit resulteert in een visueel overzicht van wat er moet gebeuren. We begrenzen het concept, de tijdslijn en wat de eerste stappen zijn.

Vandaag leg ik dit pijnpunt op tafel. Tijd.

Vooral prioriteit. Wat ik vaak hoor van freelancers die aan hun eigen projecten willen werken of van agencies die voortdurend moeten presteren omwille van de hoge verwachtingen van klanten, is het volgende:

Katrijn, ik heb te weinig tijd om
Creatief te zijn.
Inspiratie op te doen.
Met klanten te binden.
Na te denken over mijn eigen brand.
De juiste partners te vinden om een gans project binnen te halen.

Een hoge werkdruk, weinig tijd, de geloofwaardigheid op lange termijn begint eronder te lijden. Een energieverslindend proces waarbij het niet meer gaat om de creatie zelf, maar om alles wat ervoor en na moet gebeuren. Laat staan al die details in feedbackrondes (jajks). Het is moeilijk om prioriteiten te stellen. Frustratie als gevolg daarvan.

I get it.

Jah, goed Katrijn. Fijn dat je alles zo op tafel legt. En nu?
Ik heb natuurlijk enkele inzichten om te delen 😇

🔻 Number one. Geef jezelf meer tijd.

Absurd hé. Maar super easy. Ik ben heel hard fan van “control what you can control”. Jij bent de creator, jij beslist een timing van wanneer een product klaar is. Jij kiest zelf een deadline. Een deadline op vrijdag? Niet meer doen, niemand zal op vrijdagavond nog naar die nieuwe website kijken. Toch?

🔻 Number two. Communiceer meer over je denk- en operationeel proces.

Het denkproces gebeurt niet in een week. Nee, ik kan geen logo bedenken in een week. Inderdaad, want je hebt ook nog andere project lopen. Proactief communiceren. Communiceer naar je klant in welke fase je zit van hun project. “Ik ben nu bezig met…”.

Duidelijk. En op die manier laten ze je verder werken zonder updates te vragen. Less emails!

🔻 Number three. Spreek af wat en wanneer iets klaar is.

Dit is een afgewerkt product beste klant, wanneer u graag iets wil aanpassen, zal dit binnen x aantal weken gebeuren. Dusss, niet (meer) tussendoor squeezen. En wees ook duidelijk dat dit het eindproduct is. Die kleuren zijn doordacht. Het design is doordacht. Beste klant, probeer het aub niet zelf te veranderen. Een edit kan zeker, maar dit wordt verrekend in een nieuwe factuur.

Geen zotte nieuwe inzichten waarschijnlijk?

Iedereen weet dat prioriteiten belangrijk zijn. Iedereen weet dat de dingen moeten worden geoptimaliseerd. Want dàn komt er tijd vrij om de leuke dingen te doen waarom je als freelancer werkt, waarom je een agency bent begonnen.

Tijd inplannen om te werken aan de groei van je bedrijf, the higher goals, om weloverwogen prioriteiten te stellen is zeer belangrijk.

Hoe ik dit aanpak in een samenwerking met een freelancer of agency? Ik start altijd met een procesanalyse. Het belang van luister- en empathisch vermogen leerde ik tijdens mijn studie als sociaal-cultureel werker. Ik voel snel aan wat er moet gebeuren, ik durf knelpunten op een eerlijke manier te identificeren (with a no judgement policy). Ik zorg voor verandering. Door mijn analytisch vermogen zie ik hoe je dingen zelf op een minimalistische manier kunt implementeren. Acties en concrete initiatieven. Implementeren. En niet binnen x aantal weken. Nu is het prioriteit.

Tijd. Prioriteit. Maak jij meteen tijd vrij in je agenda om aan de slag te gaan met mijn tips? Top! Ik hoor graag wat jouw bevindingen zijn nadat je ze toepaste.

Heb jij nù concreet 1 probleem, 1 situatie, 1 project en waarbij je mijn hulp kan gebruiken om mee na te denken over de gewenste uitkomst? Benieuwd hoe ik jou kan helpen om je beter doelgericht te concentreren op het resultaat?Speciaal voor de lezers van dit artikel bied ik 5 gratis online boost calls aan. Tijdens een boost call help ik jou om jouw knelpunten te identificeren en bekijken we samen welke eerste stappen je kan nemen. Stuur me een mailtje naar hi@isupportcreatives.com om jouw boost call te claimen. First come, first serve.

Ken jij een creative die gebaat kan zijn met mijn inzichten en tips? Stuur dit artikel gerust door.

Nadenken over resultaten is de beste manier om ze werkelijkheid te zien worden*.

Katrijn

Meer info over mijn project management service vind je hier:
Website: www.isupportcreatives.com
Email: hi@isupportcreatives.com
Instagram: www.instagram.com/isupportcreatives
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/katrijneveraerd/

*ALLEN, D., Getting Things Done, Amsterdam, A.W. Bruna Uitgevers B.V., 2019, 376 blz.